個人情報保護法への企業対応

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印刷業界

預かった個人情報のデータとしての管理はもちろんですが、実際に印刷した場合に、大量に出てくる紙媒体の管理が重要になります。お客様へ納品する分だけではなく、校正刷りなどによって生じた印刷ロスや刷版等にも個人情報が記載されており、従来のような安易な廃棄などは見直していかなければなりません。紙媒体が大量になる場合は、（個人情報保護を徹底した）専門の廃棄業者に委托することが最も望ましいといえますが、自社で廃棄する場合であっても、紙媒体の発生から廃棄に至るまでの手順をマニュアル化して、それぞれの工程を管理できるシステムを作る必要があるでしょう。

多くの事業者は、委托による業務が中心になっています。また、受託した業務を再委託することも珍しくありません。ただ、こうした委托・再委託の過程を

特に委託や再委託に関しては注意を払わなければなりません。
これまでの慣習通りに委託を行っていては、委託先のセキュリティまで把握するのは難しいでしょう。業務を委託する場合は、自社が講じているセキュリティ対策と同レベルの対策を施している業者を選定して委託するべきです。これまでの取引先との関係を継続させたいなら、その取引先のセキュリティレベルを上げる努力をしていくことは当然求められることです。
また、委託先との関係は、契約を締結することによって、責任の所在を明確にしておくことも必要です。この契約は通常の業務委託契約ばかりでなく、知り得た情報を他に漏らさないという「機密保持契約」が必要とされています。
再委託をする際はさらに注意が必要で、お客様の同意を得ることも必要です。

名刺印刷の受注などでは個人情報を直接収集していることになり、利用目的をお客様に通知しておく必要があります。たとえば「ご注文の名刺の個人情報は、他に利用いたしません」「今後のキャンペーン等の案内に使用させていただきます」等をお客様に直接通知します。通知を行わない場合はホームページや店頭に掲示し、お客様が見られる状態にしておかなければなりません。

ＢｔｏＢの場合、個人消費者から開示請求を受けることはあまりありません。しかし、名簿印刷の委託を受けた場合など、完成・製本した冊子の裏付けに「印刷　○○印刷株式会社」と記載されますので、お客様からの請求が来ることも想定して、体制を作っておくことが必要です。

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